ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ / PRIVACY POLICY

Skupina Aramex (dále jen "Aramex") vypracovala tyto Zásady ochrany osobních údajů za účelem vysvětlení politiky skupiny Aramex týkající se zpracování osobních údajů, které společnost Aramex shromažďuje o svých zákaznících a uživatelích jejich dalších služeb (například webových stránek a aplikací Aramexu). Cílem těchto Zásad ochrany osobních údajů je umožnit těmto zákazníkům a uživatelům pochopit, jakým způsobem může Aramex nakládat s jejich osobními údaji a jaká práva mají v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

 

Obecně platí, že Aramex bude s osobními údaji, které jí sdělí zákazníci nebo uživatelé, jakož i s dalšími informacemi, které může Aramex shromažďovat v souvislosti s poskytovanými službami, nakládat zákonným, spravedlivým a transparentním způsobem. Aramex při definování svých zásad zohlednila mezinárodně uznávané zásady ochrany osobních údajů, jako jsou zásady omezení účelu, omezení ukládání, minimalizace údajů, kvality údajů a důvěrnosti.

 

1. SPRÁVCE A POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    

   Správcem všech osobních údajů zpracovávaných prostřednictvím webových stránek nebo

   aplikací spravovaných Aramex je společnost Aramex International LLC, se sídlem na adrese

   P.O. Box 95946, Dubaj, Spojené arabské emiráty.

    

   Společnost Aramex International LLC jedná jako společný správce s každou jednotlivou místní pobočkou Aramex, pokud jde o osobní údaje týkající se zákazníků dané pobočky Aramex nebo příjemců zásilek doručovaných touto pobočkou Aramex (nebo jejím jménem). Pro vyhledání pobočky Aramex vystupující ve Vaší lokalitě jako správce osobních údajů, prosím využijte tyto webové stránky.

    

   Pokud společnost Aramex International LLC a příslušná místní pobočka Aramex vystupují jako společní správci, jsou společně odpovědni za to, že budou dodržována všechna pravidla týkající se nakládání s Vašimi Osobními údaji. Svá práva jako subjekt údajů můžete uplatnit vůči kterémukoli z nich, a to:

    

   • odesláním online žádosti o podporu prostřednictvím těchto webových stránek ( zde ); nebo;

   • kontakováním místní pobočky Aramex, a to obchodní společnosti ARAMEX CZ, s.r.o., IČO 271 58 152, sídlem Ke Kopanině 577, 252 67 Tuchoměřice.

   Aramex jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Aramex. Chcete-li kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů Aramex, zašlete online žádost o podporu (zde).

   Aramex rovněž jmenovala zástupce pro pobočky Aramex, které jsou zřízeny mimo EU/EHP, podle čl. 27 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „ Nařízení GDPR“), kterým je:

    

   Aramex Nederland B. V., sídlem Fokkerweg 300, 1438 AN, Oude Meer, P.O. Box 728, 2130 AS Hoofddorp, Nizozemsko.

    

   Chcete-li kontaktovat zástupce Aramex pro EU/EHP, zašlete online žádost o podporu (zde).

    

2. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

    

   Při poskytování služeb zákazníkům, uživatelům nebo příjemcům, ať už prostřednictvím fyzických prodejen, webových stránek nebo aplikací spravovaných Aramex (společně označovaných jako " služby Aramex"), bude Aramex shromažďovat a zpracovávat informace týkající se těchto zákazníků/uživatelů/příjemců (jako fyzických osob), které umožňují jejich identifikaci buď samy o sobě, nebo společně s dalšími dostupnými informacemi. Aramex může stejným způsobem shromažďovat a zpracovávat informace týkající se dalších osob, pokud se tito zákazníci / uživatelé / příjemci rozhodnou je Aramex poskytnout.

    

   Takto poskytnuté informace mohou být klasifikovány jako " Osobní údaje" a Aramex je získává buď přímo od zákazníků/uživatelů/příjemců (např. při registraci účtu na webových stránkách Aramex, při zadávání objednávky na doručovací služby, při přípravě přepravního dokladu), z analýzi chování uživatelů (např. při zadávání objednávky na doručovací služby), z prohlížení webových stránek Aramex nebo z používání aplikací Aramex) anebo z jiných zdrojů (např. subjekty poskytující Aramex služby prověřování sankčních seznamů).

    

   Tyto Osobní údaje mohou zahrnovat následující kategorie:

    

   1. Jméno, příjmení, kontaktní údaje a další Osobní údaje

       

      • Maloobchodní pobočky Aramex

         

        Objenáte-li si služby Aramex přímo na prodejně, budete požádáni o poskytnutí Osobních údajů, které se Vás týkají. Tyto mohou zahrnovat Vaše jméno, příjmení, telefonní číslo, adresu, doručovací adresu, kopii Vašich průkazů totožnosti a informace týkající se Vaší kreditní karty (pokud tyto karty používáte jako platební metodu). Informace o jednotlivých pobočkách Aramex naleznete (zde).

         

      • Webové stránky Aramex

        V různých sekcích webových stránek Aramex, zejména ve formulářích pro vytvoření účtu – budete požádáni o poskytnutí Osobních údajů, jako je Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, pohlaví, datum narození, země bydliště a poštovní adresa, a v některých případech také o poskytnutí informací o společnosti, ve které pracujete, a pozici v této společnosti. Pokud služby Aramex poskytované prostřednictvím těchto webových stránek vyžadují platbu, budete muset sdělit také informace o preferovaném způsobu platby (např. PayPal, kreditní karta).

         

        Aramex může shromažďovat i další Osobní údaje, které se jí rozhodnete sdělit v rámci Vaší účasti na průzkumech, propagačních akcích nebo soutěžích nebo v rámci komunikace s Aramex prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na těchto webových stránkách (nebo jinak telefonicky se zákaznickým cetrem podpory Aramex). Budou-li takto Aramex sděleny Osobní údaje, bude Aramex i tyto Osobní údaje zpracovávat. To platí i pro informace, které se rozhodnete sdělit v určitých sekcích webových stránek Aramex za účelem Vaší účasti ve veřejných fórech nebo za účelem zasílání zpráv přímo Aramex v jakékoli formě.

         

        • Aramex aplikace

           

          V případě, že se rozhodnete vytvořit si uživatelský účet v aplikaci Aramex, budete vyzváni k poskytnutí Vašich Osobních údajů, jako např. jména a příjmení, telefonního čísla, e-mailové adresy, informací týkajích kreditní karty, která má být použita jako platební metoda – číslo karty, jméno nositele karty, datum platnosti karty a CVV kód, a dále pak doručovací adresy (na základě Vaší polohy nebo Vámi vybrané na mapě).

           

          -Příjemci

           

          Aramex získává Vaše Osobní údaje taktéž přímo od jejích zákazníků, a to za účelem doručení zásilky od těchto zákazníků Vám jako příjemcům. Osobní údaje o příjemcích zásilky může Aramex získat následně i přímo od těchto příjemců, a to při převzetí samotné zásilky. Ty mohou zahrnovat Vaše jméno a příjmení, telefonní číslo, adresu a doručovací adresu, stejně jako v některých případech i kopii Vašeho průkazu totožnosti a informace k Vaší kreditní kartě (v případě, že kartu užíváte jako platební metodu).

           

   2. Údaje týkající se zařízení uživatelů

       

      • Mobilní aplikace společnosti Aramex

         

        Rozhodnete-li se nainstalovat si jednu z aplikací Aramex do Vašeho mobilního zařízení, udělujete tímto Aramex svolení k tomu, aby došlo k nastavení vybrané aplikace na Vašem mobilním zařízení (dále jen jako „ Zařízení") a taktéž dáváte svolení k tomu, aby aplikace měla přístup Vašim Osobním údajům a dalším informacím uloženým v Zařízení, které jsou potřebné k úspěšné instalaci aplikace (např. model Zařízení, verze operačního systému, rozlišení

        obrazovky, typ síťového připojení, jazyk atd.). Toto shromažďování informací je neodmyslitelnou součástí procesu instalace a nastavení aplikací Aramex, a proto proti němu nemůžete vznést námitku, dokud nebude aplikace Aramex ze Zařízení odinstalována.

         

        Po instalaci jakékoli z aplikací Aramex do Zařízení můžete být vyzváni k tomu, abyste aplikaci umožnili posílat Vám a otevírat oznámení z Vašeho Zařízení za účelem zasílání ověřovacích textových zpráv, po jejichž obdržení Vám bude umožněn automatický přístup do vybrané aplikace. Při používání aplikací Aramex můžete být vyzváni k udělení souhlasu k přístupu aplikace k úložišti Vašeho Zařízení (např. při registraci dodacích adres v aplikaci), fotoaparátu (např. abyste mohli naskenovat svou kreditní kartu za účelem vložení jejích údajů jako způsobu platby do vybrané aplikace), k internetu a případně i k jiným funkcím Vašeho Zařízení, bude-li to nezbytné pro fungování všech funkcí v aplikaci na Zařízení.

         

   3. Údaje týkající se Vaší polohy

       

      • Mobilní aplikace společnosti Aramex

         

        Po instalaci jakékoli aplikace Aramex můžete být požádáni o poskytnutí souhlasu s přístupem aplikace k poloze Vašeho Zařízení, a to i v době, kdy aplikaci nepoužíváte, stejně tak jako o poskytnutí souhlasu s přístupem k polohovým funkcím ve Vašem Zařízení. Tato funkce umožňuje aplikacím Aramex poskytnout Vám přesnější a vhodnějí služby, zejména tím, že aplikace bude pracovat s Vaší přesnou polohou, kdy tuto polohu budete moci označit jako místo doručení zásilky (namísto vyhledávání místa v mapě), sledovat proces doručování Vaší zásilky v reálném čase a místě, což nám umožní zajistit správné doručení zásilky.

         

        Pokud se domníváte, že nepřetržitý přístup k Vaší poloze je příliš invazivní, můžete Zařízení nakonfigurovat tak, aby sdílelo Vaši polohu pouze v době, kdy jsou aplikace společnosti Aramex používány. Pokud je i toto pro Vás příliš invazivní, můžete vždy v nastavení Zařízení sdílení své polohy zrušit a jednoduše zadat fyzickou adresu, poštovní směrovací číslo nebo stát pro služby Aramex, o které máte zájem (nebo ručně připnout svou příslušnou adresu na mapu v rámci vybrané aplikace).

         

   4. Nahrávání hovorů

       

      V případě, že Aramex kontaktujete telefonicky na linku zákaznické podpory, je Váš telefonní hovor nahráván. Záznam z telefonního hovoru s Vámi Aramex uchovává za účelem ochrany jejích oprávněných zájmů, tj. především za účelem prokázání Vašich žádostí či stížností na služby Aramex (především za účelem prokázání vyřízení těchto stížností) a pro účely sledování kvality služeb Aramex. V úvodu telefonního hovoru budete upozorněni o tom, že je telefonní hovor nahráván.

   5. Kontrola zásilek

       

      Za účelem poskytování služeb Aramex v souladu s právními předpisy může být Aramex požádána o fyzickou kontrolu zásilek, které mají být v rámci jejích služeb doručeny, a to zejména za účelem prokázání toho, že jsou při doručování zásilky dodržena všechna zákonná omezení týkající se přepravy (např. dle právních předpisů země původu nebo země doručení či s ohledem na povahu předmětu zásilky) a obchodní embarga.

       

      Kontroly zásilek budou prováděny pouze za účelem zjištění, zda jsou dodržovány podmínky přepravy dle relevantních právních předpisů. Aramex neprovádí detailní kontrolu dokumentů ani jiných předmětů, které obsahují Osobní údaje odesílatele, příjemce nebo jiné třetí osoby, není-li to nezbytně nutné pro dodržení platných právních předpisů. Je-li v důsledku provedené kontroly zásilky doručení zásilky odmítnuto (například z důvodu rozporu s platnými zákonnými omezeními dovozu nebo vývozu), pokusí se Aramex zajistit buď vrácení zásilky do místa původu (pokud je to právně možné), nebo zásilku zničí, je-li tak vyžadováno právními předpisy.

       

      Aramex vede záznamy o všech provedených kontrolách, včetně údajů o zemi původu a určení zásilky, jména odesílatele a příjemce, obecného popisu obsahu zásilky (např. "dokumenty", "sprchové závěsy" atd.), země původu tohoto obsahu, kódu harmonizovaného systému (HS) obsahu a čísla leteckého nákladního listu zásilky.

       

   6. Historie zásilek

       

      Aramex uchovává záznamy o provedených úkonech a interakcích s Vámi v souvislosti s dodávkami uskutečněnými na Vaši žádost (jako odesílatele), jakož i o dodávkách uskutečněných pro Vás (jako příjemce). Tyto záznamy mohou zahrnovat informace, jako je datum/čas objednávky zásilky, obsah zásilky (obecný popis), údaje o odesílateli (jméno, kontaktní údaje, fakturační adresa), údaje o příjemci (jméno, kontaktní údaje, doručovací adresa), způsob doručení, stav doručení, datum/čas doručení, místo doručení, počet neúspěšných pokusů o doručení, preferovaný komunikační kanál pro aktualizaci doručení, počet vrácených zásilek atd.

       

      Tyto údaje budou shromažďovány ze záznamů o zásilkách, ale také ze záznamů generovaných z různých kanálů, jejichž prostřednictvím můžete s Aramex komunikovat (například z našich aplikací a webových stránek, našich call center a kanálů SMS/rychlých zpráv).

       

   7. Zvláštní kategorie Osobních údajů

       

      Aramex obvykle nepotřebuje za účelem poskytování jejích služeb zpracovávat citlivější kategorie Vašich Osobních údajů, jako jsou údaje o Vašem rasovém a etnickém původu, politických preferencích, náboženském či filozofickém vyznání, Vašem členství v odborech ani jiné citlivé informace týkající se Vaší osoby, jako např. Vaše genetické údaje, biometrické údaje

      nebo údaje týkající se Vašeho zdraví či sexuální orientace. Tyto informace však mohou být potenciálně odvozeny z některých Osobních údajů, které Aramex shromažďuje (např. podle zboží, které má být odesláno). Aramex však nemá v úmyslu a ani není jejím záměrem tyto Vaše citlivé Osobní údaje zpracovávat za žádným jiným účelem než za účelem poskytnutí jejích služeb.

       

      • Webové stránky a aplikace Aramex

         

        Některé části webových stránek a aplikací Aramex mohou obsahovat volná textová pole, do kterých můžete psát zprávy Aramex či vložit jiný obsah, který obsahuje Vaše Osobní údaje. Tato textová pole mohou být užita k vložení obsahu odhalujícího (ať už úmyslně či neúmyslně) citlivé Osobní údaje, jako jsou např. údaje o Vašem rasovém a etnickém původu, politických preferencích, náboženském či filozofickém vyznání, Vašem členství v odborech. Obsah, který nahrajete do těchto textových polí, může také (úmyslně či neúmyslně) obsahovat další typy citlivých Osobních údajů, které se Vás týkají, jako jsou Vaše genetické údaje, biometrické údaje nebo údaje týkající se Vašeho zdraví či sexuální orientace.

         

        Aramex Vás žádá, abyste v těchto volných textových polích ani ve svých příspěvcích na webových stránkách nebo v aplikacích Aramex nezveřejňovali žádné citlivé Osobní údaje, pokud to nepovažujete za nezbytně nutné. Ačkoli Aramex nemá v úmyslu shromažďovat citlivé Osobní údaje o zákaznících nebo uživatelích webových stránek / aplikací (s výjimkou případů, kdy to Aramex výslovně uvede), k jejich zpracování může dojít v případě, že tyto Osobní údaje Aramex dobrovolně sdělíte.

         

        Pokud tímto způsobem Aramex Vaše citlivé Osobní údaje sdělíte, bude Aramex tyto Osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu, který je přiměřený, relevantní a není nadbytečný s ohledem na účely zpracování popsané v těchto Zásadách ochrany osobních údajů (viz níže, Účely zpracování). K jejich zpracování bude docházet pouze v případě, kdy to bude nezbytné pro splnění smlouvy uzavřené s Vámi, pro odeslání odpovědi na Vaši žádost, nebo v jiných případech, kdy bude mít Aramex oprávněný zájem na zpracování těchto Osobních údajů. Aramex v tomto případě taktéž vychází z toho, že Vaše rozhodnutí zveřejnit citlivé Osobní údaje tímto způsobem potvrzuje, že jste oprávněni tyto Osobní údaje zveřejnit.

         

   8. Osobní údaje týkající se odsouzení za trestné činy a přestupky

    

   Za účelem poskytování služeb Aramex v souladu s platnými právními předpisy je Aramex oprávněna prověřovat své zákazníky/příjemce/ či jiné uživatele jejích služeb, zda se nejedná o osobu, u níž byla vyloučena možnost přepravy zásilek vládním orgánem jakéhokoli státu, zda se nejedná o osobu na jakémkoli relevantním sankčním seznamu vylučující možnost přepravit zásilku s ní spojenou či v tomto ohledu o jinak sledovanou osobu, nebo zda se nejedná o politicky exponovanou osobu. Aramex je oprávněna požádat své zákazníky/příjemce zásilek či

   ostatní uživatele jejích služeb o potvrzení, že jsou oprávněni vyvážet zboží mimo zemi, ve které

   se nacházejí, a/nebo, že splňují další požadavky nezbytné pro účely celního odbavení.

    

   V rámci tohoto je Aramex oprávněna vyžádat si kopii Vašich dokladů totožnosti vydaných příslušným státem, včetně kopie cestovního pasu, stejně tak informace o předchozích sankcích nebo omezeních (trestní nebo jiné povahy), které Vám mohly být uloženy na základě rozhodnutí soudu nebo jiného příslušného orgánu. Aramex si přístup k těmto informacím zajistí sama v případě, že tak umožňují platné právní předpisy, a to pouze v rozsahu nezbytném pro splnění případných právních požadavků či povinností.

    

   V případě, že Aramex zjistí na základě tohoto prověření, že u Vaší osoby existuje částečná či potenciální shoda, je Aramex oprávněna požádat o poskytnutí dalších informací za účelem potvrzení Vaší totožnosti (např. kopie občanského průkazu nebo cestovního pasu, pokud jste o ně již nebyli požádáni). Pokud Aramex zjistí, že Vaše osoba je osobou uvedenou na těchto dotčených seznamech, je Aramex povinna odmítnout přepravu Vaší zásilky. Aramex se v takovém případě buď pokusí zajistit vrácení zásilky do místa jejího původu (pokud je to právně možné), nebo zásilku zničí, vyžadují-li tak příslušné právní předpisy.

    

   Aramex vede záznamy o všech provedených kontrolách, včetně údajů o zemi původu a určení zásilky, jména odesílatele a příjemce, obecného popisu obsahu zásilky (např. "dokumenty", "sprchové závěsy" atd.), země původu tohoto obsahu, kódu harmonizovaného systému (HS) a čísla leteckého nákladního listu zásilky.

    

   1. Ostatní Osobní údaje

       

      Při poptávce po službách Aramex se můžete rozhodnout, že Aramex poskytnete informace o dalších osobách, které jsou důležité pro správné poskytnutí těchto služeb. V případě, že se rozhodnete odeslat zásilku jiné třetí osobě, budete muset Aramex poskytnout údaje o o této třetí osobě, jako o příjemci Vaší zásilky. Tyto Osobní údaje mohou zahrnovat údaje o jménu a příjmení příjemce, adrese pro doručení a telefonním čísle.

       

      V případě, že se rozhodnote s Aramex sdílet Osobní údaje jiných osob, budete pro tyto účely považováni za nezávislého správce těchto Osobních údajů, za což musíte převzít všechny zákonné povinnosti a odpovědnost, tj. především zajistit, že k předání Osobních údajů třetí osoby Aramex máte právní titul. V případě, že vůči Aramex vznese tato třetí osoba jakýkoli nárok v souvislosti se zpracováním jejích Osobních údajů, s tím, že tyto údaje získala neoprávněně, jste povinni nahradit Aramex škodu z toho vzniklou.

       

      Vzhledem k tomu, že Aramex neshromažďuje tyto informace přímo od těchto třetích stran (ale

      shromažďuje je napřímo od Vás), musíte se ujistit, že máte souhlas těchto třetích stran

      s poskytnutím jejich Osobních údajů Aramex, než Aramex poskytnete jakékoli informace o nich. Pokud souhlas od těchto osob nemáte, musíte se ujistit, že existuje nějaký jiný právní titul, na základě kterého můžete Osobní údaje třetích stran Aramex poskytnout.

       

      • Webové stránky a aplikace Aramex

         

        Jak je uvedeno v předchozí části, některé oblasti webových stránek/aplikací Aramex obsahují navíc volná textová pole, do kterých můžete psát zprávy Aramex nebo která Vám jinak umožňují zveřejňovat různé typy obsahu. Tyto zprávy a obsah mohou (úmyslně či neúmyslně) obsahovat Osobní údaje týkající se jiných osob. Jiné sekce webových stránek Aramex Vás mohou požádat o poskytnutí Osobních údajů týkajících se třetích osob, jako jsou např. další kontaktní osoby ve Vaší společnosti nebo Vaši příbuzní, kteří jsou zaměstnanci Aramex.

         

        Poslední dva odstavce výše uvedeného pododdílu (týkající se Vaší odpovědnosti za Osobní údaje o jiných osobách, které se rozhodnete poskytnout Aramex, a Vaší povinnosti zajistit, abyste k tomu byli oprávněni) platí v plném rozsahu i v tomto případě.

         

   2. Vyhledávání dat

       

      • Webové stránky a aplikace Aramex

         

        Fungování a provoz webových stránek a aplikací Aramex zahrnuje používání počítačových systémů a softwarových postupů, které v rámci svého běžného provozu shromažďují informace o uživatelích webových stránek a aplikací. Ačkoli Aramex tyto informace neshromažďuje za účelem jejich propojení s konkrétními uživateli, přesto je možné tyto uživatele identifikovat buď přímo prostřednictvím těchto informací, nebo pomocí jiných shromážděných informací – z tohoto důvodu je třeba tyto informace rovněž považovat za Osobní údaje.

         

        Tyto informace zahrnují několik parametrů souvisejících s Vaším operačním systémem a prostředím IT, včetně Vaší IP adresy, polohy (země), názvů domén Vašeho počítače, adres URI (Uniform Resource Identifier) zdrojů, které požadujete na webových stránkách nebo v aplikacích, časy provedených požadavků, metody použité k odeslání požadavků na server, rozměrů souboru získaného jako odpověď na požadavek, číselného kódu označujícího stav odpovědi zaslané serverem (úspěšná, chybová atd.) atd.

         

        Tyto údaje slouží k sestavování statistických informací o používání webových stránek a aplikací, jakož i k zajištění jejich správného fungování a identifikaci případných závad a/nebo zneužití.

         

   3. Soubory cookie, SDK a sledovací technologie

   Aramex může zpracovávat Vaše Osobní údaje prostřednictvím souborů cookie, sad SDK (Software Development Kits) a podobných technologií za účelem zlepšení Vašich zkušeností na webových stránkách nebo v aplikacích Aramex.

    

   • webové stránky Aramex

      

     Informace o používání souborů cookie na našich jednotlivých webových stránkách naleznete v Zásadách používání souborů cookie, které jsou k dispozici na každé webové stránce.

      

   • aplikace Aramex

    

   Informace o používání SDK a sledovacích technologií v aplikacích Aramex naleznete v zásadách

   SDK, které jsou k dispozici v každé aplikaci.

    

3. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ

    

   Aramex hodlá výše uvedené Osobní údaje shromážděné v souvislosti s poskytováním služeb Aramex používat k následujícím účelům:

    

   1. Poskytování služeb Aramex včetně (bez omezení) expresních, přepravních a logistických služeb, tj. za účelem toho, abyste měli možnost služby Aramex objednat ale i přijmout, a to prostřednictvím webových stránek a aplikací Aramex ("Poskytování služeb "). Za tímto účelem mohou být Osobní údaje použity např. k

      • vyhotovení štítků na zásilky a nákladních listů;

      • sledování doručení zásilek;

      • poskytování aktuálních informací zákazníkům o stavu zásilky prostřednictvím online portálů;

      • kontaktování příjemců zásilek za účelem potvrzení doručovacích adres a zajištění úspěšného dokončení přepravy;

      • vytváření registrovaných účtů a zajištění účasti ve fórech a v diskuzích na webových stránkách a v aplikacích Aramex;

      • zpracování plateb za služby Aramex, včetně těch, které jsou požadovány prostřednictvím webových stránek nebo aplikací Aramex;

      • zasílání upozornění uživatelům ohledně aplikací Aramex prostřednictvím

        oznámení push na Zařízeních.

         

   2. Pochopení Vašich preferencí ve vztahu ke službám Aramex na základě interakcí s Vámi (např. doručení Vaší zásilky) a tedy za účelem přizpůsobení služeb Aramex Vaším potřebám, zvýšení efektivity našich služeb a zvýšení Vaší spokojenosti s našimi službami ("Analýza služeb"). Za tímto účelem mohou být Osobní údaje použity např. k:

      • doplnění či úpravě nesprávné doručovací adresy;

      • určení časových intervalů, které Vám vyhovují pro doručení zásilky;

      • určení Vašich preferencí při převzetí zásilky (vyzvednutí na výdejním místě, doručení k Vašim rukám);

      • určení Vašich prefencí při výběru komunikačních kanálů (SMS, e-mail, telefonické hovory atd.);

      • určení pravděpodobnosti výskytu překážek vzniklých při doručení zásilky na dáné místo ve stanoveném čase;

   3. Pro budoucí marketingové, propagační a reklamní účely ("Marketing").  Za tímto účelem mohou být Osobní údaje použity např. k:

       

      • umožnění Vaší účasti na soutěžích a propagačních akcí pořádaných nebo

        sponzorovaných Aramex;

      • odesílání marketingových zpráv prostřednictvím e-mailových zpráv, sms zpráv, notifikací (na Zařízeních) nebo telemarketingových hovorů;

      • zasílání průzkůmů a zpráv zaměřených na průzkum trhu prostřednictvím e- mailových zpráv, sms zpráv, notifikací (na zařízeních) nebo telemarketingových hovorů;

      • zobrazování reklamy týkající se služeb Aramex na jiných webových stránkách a platformách prostřednictvím sdílení omezeného množství Vašich osobních údajů (například Vaší e-mailové adresy) s poskytovateli webových stránek/platforem třetích stran;

      • vytvoření Vašeho profilu jako uživatele webových stránek/aplikací Aramex pomocí marketingových souborů cookie nebo SDK (viz výše Soubory cookie, SDK a sledovací technologie) a shromažďováním a analýzou informací o Vámi zvolených preferencích a volbách na webových stránkách/aplikacích Aramex, jakož i prostřednictvím údajů o Vašem Zařízení (např. IFDA). Tyto informace budou použity k přizpůsobení služeb Aramex poskytovaných prostřednictvím webových stránek a aplikací, pokud je to možné, tak, aby vyhovovaly Vašim preferencím a volbám, a také k tomu, aby Vám byly poskytovány informace a reklamy, které mohou být relevantní pro Vás a Vaše zájmy. Všechny algoritmy zapojené do tohoto zpracování jsou pravidelně testovány, aby byla zajištěna spravedlnost zpracování a kontrola zaujatosti (" profilování");

      • uchovávání záznamů o žádostech, stížnostech nebo transakcích uskutečněných po telefonu mezi Vámi a pracovníkem zákaznického centra podpory Aramex, aby bylo možné prokázat, že tyto žádosti, stížnosti nebo transakce proběhly v daný den a čas, a také pro účely zajištění kvality; konkrétně pro účely potvrzení, že pracovníci zákaznického centra podpory Aramex poskytují zákazníkům Aramex kvalitní podporu (" Nahrávání hovorů");

      • za účelem vývoje a správy webových stránek a aplikací společnosti Aramex,

        zejména pomocí analýzy dat týkajících se toho, jak Vy a ostatní uživatelé tyto

        webové stránky/aplikace používáte, jakož i informací a zpětné vazby, které poskytujete, za účelem zlepšení nabídky společnosti Aramex (" Analýza").

      Plnění povinností stanovených právními předpisy."). Za tímto účelem mohou být Osobní údaje použity např. k:

      • dodržování zákonů, které společnosti Aramex ukládají shromažďování a/nebo další zpracování určitých druhů osobních údajů (" Compliance");

      • předcházení a odhalování jakéhokoli zneužití webových stránek nebo aplikací Aramex nebo jakýchkoli podvodných činností prováděných prostřednictvím webových stránek (" Zneužití/Podvod").

4. PRÁVNÍ TITULY PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    

   Právní tituly Aramex pro zpracování Vašich Osobních údajů podle účelů uvedených výše v části Účely zpracování jsou následující:

    

   • Poskytování služeb : zpracování pro tyto účely je nezbytné pro poskytování služeb, a je tedy nezbytné pro plnění smlouvy s Vámi. Pro tyto účely nejste povinni Aramex své Osobní údaje poskytnout; pokud tak však neučiníte, Aramex Vám nebude moci poskytnout žádné služby.

   • Analýza služeb : zpracování pro tento účel je obecně založeno na oprávněných zájmech Aramex, konkrétně na zlepšování účinnosti a efektivity služeb Aramex a na zlepšování zkušeností zákazníků/odběratelů Aramex. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (více informací naleznete v části Práva subjektů údajů níže).

   • Marketing : zpracování pro tento účel je založeno na Vašem souhlasu. Udělení souhlasu Aramex s použitím Vašich Osobních údajů pro tento účel není povinné, a pokud se rozhodnete souhlas neudělit, nebude to pro Vás mít žádné následky (kromě toho, že nebudete moci dostávat další marketingová sdělení od Aramex). Jakýkoli udělený souhlas lze také později odvolat (více informací naleznete níže v části Práva subjektů údajů).

   • Profilování: zpracování pro tento účel je založeno na Vašem souhlasu, který jste udělili souhlasem s používáním marketingových souborů cookie nebo SDK (viz výše Soubory cookie, SDK a sledovací technologie). Udělení souhlasu Aramex s použitím Vašich Osobních údajů pro tento účel není povinné, a pokud se rozhodnete souhlas neudělit, nebude to pro Vás mít žádné následky (kromě toho, že nebudete moci využívat výhod větší personalizace Vašich uživatelských zkušeností týkajících se webových stránek a aplikací Aramex). Jakýkoli udělený souhlas lze také později odvolat (více informací naleznete níže v části Práva subjektů údajů).

      

   • Nahrávání hovorů : zpracování pro tento účel je obecně založeno na oprávněných zájmech Aramex, konkrétně na uchovávání důkazů o žádostech, stížnostech a transakcích uskutečněných se zákazníky Aramex po telefonu, tj. především k tomu, aby Aramex mohla prokázat, kdy k takovým žádostem, stížnostem došlo, a zajistit, aby je Aramex řádně vyřídila, a aby pracovníci zákaznického centra podpory Aramex poskytovali zákazníkům Aramex kvalitní pomoc (prostřednictvím náhodného přezkumu hovorů, které každý z pracovníků vede). Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (více informací naleznete v části Práva subjektů údajů níže).

   • Compliance : zpracování pro tento účel je nezbytné, aby Aramex mohla plnit své zákonné povinnosti. Pokud Aramex poskytnete jakékoli Osobní údaje, musí je Aramex zpracovávat v souladu s platnými právními předpisy, což může zahrnovat uchovávání a oznamování Vašich Osobních údajů orgánům za účelem plnění daňových, celních nebo jiných právních povinností.

     V některých případech – zejména pokud jde o prověřování odesílatelů/příjemců na základě existujících černých listin nebo o kontrolu zásilek – může Aramex zpracování Osobních údajů založit na svých oprávněných zájmech, konkrétně na zajištění toho, aby byla dodržována platná omezení týkající se zásilek. Proti tomu můžete vznést námitku (více informací naleznete níže v části Práva subjektů údajů).

   •  

     Analýza: zpracování pro tento účel je obecně založeno na oprávněných zájmech Aramex, konkrétně na pochopení toho, jak uživatelé interagují s webovými stránkami Aramex prostřednictvím shromážděných údajů o prohlížení, a na jejich vylepšení s cílem poskytnout lepší uživatelský zážitek. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (více informací naleznete v části Práva subjektů údajů níže).

     Pokud se ke shromažďování těchto informací používají soubory cookie nebo SDK pro statistiku (viz výše Soubory cookie, SDK a sledovací technologie), děje se tak na základě Vašeho souhlasu, který jste udělili souhlasem s používáním souborů cookie nebo SDK pro statistiku (viz výše Soubory cookie, SDK a sledovací technologie). Udělení souhlasu společnosti Aramex s použitím Vašich Osobních údajů pro tento účel není povinné, a pokud se rozhodnete souhlas neudělit, nebude to pro Vás mít žádné následky. Jakýkoli udělený souhlas lze odvolat i později (více informací naleznete v části Práva subjektů údajů níže).

   • Zneužití/podvody: zpracování pro tento účel je obecně založeno na oprávněných zájmech Aramex, konkrétně na prevenci a odhalování podvodných činností nebo zneužití webových stránek a aplikací Aramex (pro potenciálně trestné účely) a na zajištění bezpečnosti webových stránek a aplikací Aramex. Proti tomu můžete vznést námitku a také požádat o více informací o zpracováních, které Aramex provedla v

     souvislosti se svými oprávněnými zájmy, a to zasláním žádosti o podporu (více informací naleznete níže v části Práva subjektů údajů).

      

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    

   Vaše Osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími subjekty (" Příjemci"):

    

   • s konkrétním zákazníkem Aramex, jehož jménem Vám Aramex poskytuje služby Aramex, pokud jste příjemcem zásilky;

   • se subjekty zapojenými do prověřování zákazníků a příjemců Aramex na základě platných vládních seznamů odmítnutých stran, sankcí a sledovaných osob, jakož i databází politicky exponovaných osob tak, jak to vyžadují nebo povolují příslušné právní předpisy;

   • s fyzickými nebo právnickými osobami zapojenými do poskytování služeb Aramex jménem Aramex (např. s kurýry, pracovníky call center, servisními partnery, poskytovateli hostingu nebo poskytovateli e-mailových platforem), jakož s osobami pověřenými Aramex ke zpracování Osobních údajů potřebných k provádění činností úzce souvisejících s poskytováním služeb Aramex (např. se zaměstnanci Aramex), které jsou vázány povinností mlčenlivosti, mohou zpracovávat Osobní údaje pouze podle pokynů Aramex a musí dodržovat bezpečnostní opatření stanovená Aramex;

   • s osobami, společnostmi nebo odbornými firmami, které poskytují Aramex poradenství a konzultace týkající se účetních, administrativních, analytických, právních, daňových, finančních a inkasních záležitostí souvisejících s poskytováním služeb Aramex;

   • se subjekty, které jsou najímány jako zpracovatelé údajů, aby jménem Aramex prováděly činnosti zpracování související s marketingem, profilováním a/nebo analýzou, pokud jste se zpracováním Vašich osobních údajů pro tyto účely souhlasili (např. SMS servery, někteří poskytovatelé cookies třetích stran);

   • s poskytovateli webových stránek a online platforem třetích stran za účelem provádění činností zpracování souvisejících s marketingem (zejména zobrazování reklamy Aramex na jejich webových stránkách / online platformách): Google (zásady ochrany osobních údajů) a Facebook/Instagram (zásady ochrany osobních údajů);

   • s osobami oprávněnými k provádění technické údržby (včetně údržby síťových zařízení

     a sítí elektronických komunikací);

   • se společnostmi v rámci skupiny Aramex (které mohou rovněž pomáhat při poskytování služeb Aramex zákazníkovi / uživateli / příjemci, v závislosti na jeho umístění); a

   • s veřejnými subjekty, orgány nebo úřady, kterým mohou být Vaše Osobní údaje zpřístupněny v souladu s platnými právními předpisy nebo závaznými příkazy těchto subjektů, orgánů nebo úřadů.

     Konkrétní seznam osob, kterým jsou Vaše Osobní údaje předávány si lze vyžádat k určitému datu, a to písemnou žádostí adresovanou příslušné pobočce Aramex ve Vaší lokalitě.

      

6. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    

   Vzhledem k celosvětovému působení a obchodním operacím Aramex mohou být Vaše Osobní údaje předávány příjemcům nacházejícím se v různých zemích. K tomuto dochází především v případě, že využíváte služby Aramex se zahraničním prvkem (jako je doručení zásilky z jedné země do druhé), kdy mohou být Osobní údaje předány do přijímající země.

    

   Aramex uplatňuje vhodná ochranná opatření, aby zajistila zákonnost a bezpečnost těchto přenosů Osobních údajů, zejména pokud jde o přenosy Osobních údajů z EHP do zemí mimo EHP. Zpravidla vždy, když pro zemi příjemce není k dispozici rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, uzavírá Aramex s příjemci dohody obsahující standardní doložky o ochraně údajů přijaté Evropskou komisí nebo se jinak spoléhá na jiné vhodnější mechanismy zákonného předávání údajů, které jsou k dispozici podle platných právních předpisů o ochraně údajů.

    

7. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

    

   Osobní údaje zpracovávané za účelem Poskytování služeb bude Aramex uchovávat po dobu, kterou považuje za nezbytně nutnou k naplnění tohoto účelu. V každém případě, jelikož jsou tyto Osobní údaje zpracovávány za účelem Poskytování služeb Aramex, může Aramex tyto Osobní údaje uchovávat i po ukončení poskytování služeb Aramex, pokud to bude nutné k ochraně zájmů Aramex týkajících se případné odpovědnosti spojené s poskytováním služeb Aramex.

    

   Osobní údaje zpracovávané pro účely Analýzy, jakož i pro účely Analýzy, které jsou založeny na oprávněných zájmech Aramex (analýzy prováděné na základě údajů o prohlížení; viz výše uvedené účely zpracování), budou zpracovány, jakmile to bude možné, a budou tedy uchovávány jako Osobní údaje pouze po dobu, která je považována za nezbytně nutnou k umožnění takového zpracování.

    

   Osobní údaje zpracovávané pro účely Analýzy, ke které potřebuje Aramex Váš souhlas (analýza prováděná pomocí statistických souborů cookie nebo SDK; viz účely zpracování výše), bude Aramex uchovávat od okamžiku udělení souhlasu až do okamžiku, kdy udělený souhlas odvoláte. Po odvolání souhlasu již nebudou Osobní údaje pro tento účel používány, ačkoli je Aramex může nadále uchovávat, zejména pokud to bude nezbytné k ochraně oprávněných zájmů Aramex týkajících se případné odpovědnosti spojené s tímto zpracováním.

    

   Osobní údaje zpracovávané pro účely Marketingu a Profilování bude Aramex uchovávat od

   okamžiku udělení souhlasu až do okamžiku, kdy udělený souhlas odvoláte. Po odvolání

   souhlasu již nebudou Osobní údaje pro tyto účely používány, ačkoli je Aramex může nadále uchovávat, zejména pokud to bude nezbytné k ochraně zájmů Aramex týkajících se případné odpovědnosti spojené s tímto zpracováním.

    

   Osobní údaje zpracovávané pro účely Nahrávání hovorů (zejména samotné nahrávky) bude Aramex uchovávat zpravidla po dobu až 1 roku od data uskutečnění hovoru se zákaznickým cetrem podpory Aramex. V případě, že příslušné právní předpisy umožňují nahrávání telefonních hovorů pouze s Vaším souhlasem, může Aramex tyto nahrávky telefonních hovorů uchovávat od okamžiku udělení souhlasu až do okamžiku odvolání uděleného souhlasu.

    

   Pokud jsou však vybrané záznamy telefoních hovorů nezbytné pro Aramex za účelem zjištění, uplatnění nebo obrany proti právním nárokům nebo za účelem ochrany oprávněných zájmů Aramex v souvislosti s možnou odpovědností spojenou s poskytováním služeb Aramex, mohou být tyto vybrané záznamy telefonních hovorů uchovávány po delší dobu.

    

   Osobní údaje zpracovávané za účelem Compliance bude Aramex uchovávat po dobu vyžadovanou konkrétním právním předpisem. Jedná se zejména o protokoly týkající se prověrek nebo kontrol prováděných Aramex, které budou uchovávány po dobu až 5 let a které budou následně archivovány. K archivovaným protokolům bude umožněn přístup pouze v případech, kdy to bude pro Aramex přiměřeně nezbytné k určení, uplatnění nebo obraně proti právním nárokům nebo k jiné ochraně zájmů Aramex týkajících se případné odpovědnosti spojené s poskytováním služeb Aramex.

    

   Osobní údaje zpracovávané pro účely Zneužití/podvodu bude Aramex uchovávat po dobu, kterou považuje za nezbytně nutnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, pokud platně nevznesete námitku proti zpracování Vašich Osobních údajů pro tyto účely (další informace naleznete níže v části Práva subjektů údajů).

    

8. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

    

   Dle Nařízení GDPR, máte jako, subjekt údajů, vůči Aramex právo kdykoli uplatnit následující

   práva:

    

   • Právo na přístup k Osobním údajům zpracovávaných Aramex, což zahrnuje právo požadovat kopii Osobních údajů. Za opakované poskytnutí takové kopie může Aramex účtovat poplatek;

      

   • Právo na opravu Osobních údajů zpracovávaných Aramex v případě, že jsou nesprávné, nepřesné nebo došlo k jejich změně, a právo na jejich doplnění;

      

   • Právo na výmaz Osobních údajů zpracovávaných Aramex, v případě, že se domníváte, že jejich zpracování není nezbytné či je jinak v rozporu s příslušnými právními předpisy;

   • Právo na omezení zpracování Osobních údajů v případě, že se domníváte, že zpracovávaní Osobních údajů je nepřesné, nikoli nezbytné nebo že je v rozporu s příslušnými právními předpisy, či jste vznesli námitku proti jejich zpracování;

      

   • Právo na přenositelnost údajů spočívající v právu získat kopii Vašich Osobních údajů od Aramex ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, stejně jako jejich předání jinému správci údajů;

      

   • Právo na odvolání souhlasu jsou-li Vaše Osobní údaje zpracovávány s Vaším souhlasem

   za účely Marketingu, Profilování, Analýzy anebo Nahrávání hovorů.

    

   Je-li zpracování Vašich Osobních údajů založeno na ochraně oprávněných zájmu Aramex (viz výše Účely zpracování), máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich Osobních údajů, a to na základě relevantních důvodů, které podle Vás znemožňují Aramex ve zpracování Vašich Osobních údajů pokračovat. Odůvodněnou námitku lze uplatnit prostřednictvím e- mailové zprávy adresované Aramex na e-mailovou adresu: dpo@aramex.com. Tato námitka bude následně ze strany Aramex prověřena a o jejím vyhodnocení budete informováni. Aramex bude pokračovat ve zpracování Vašich Osobních údajů i po vznesení námitky v případě, že bude prokázáno, že Aramex má na zpracování Vašich Osobních údajů závažný oprávněný zájem, nebo pokud to bude potřeba pro určení, výkon nebo obranu proti jakýmkoli právním nárokům.

   Vezměte prosím na vědomí, že většinu Osobních údajů, které Aramex poskytnete, včetně Vašich e-mailových preferencí, můžete kdykoli změnit prostřednictvím uživatelského profilu, který si můžete vytvořit na webových stránkách a v aplikacích Aramex.

    

   Souhlas se zpracováním Osobních údajů pro účely Marketingu můžete odvolat také výběrem příslušného odkazu, který je uveden na konci každé marketingové e-mailové zprávy. Jde-li o marketing prováděný prostřednictvím push oznámení, můžete tento souhlas odvolat přímo v aplikaci Aramex nebo v nastavení Vašeho Zařízení:

    

   • Pokud máte Zařízení IOS, více informací naleznete zde: https://support.apple.com/en-us/HT201925#manage-alerts.;

   • Pokud máte Zařízení se systémem Android, další informace naleznete zde:

   https://support.google.com/android/answer/9079661?hl=en.

    

   Souhlas se zpracováním pro účely Profilování a Analýzy prováděné pomocí marketingových nebo statistických souborů cookie, SDK nebo jiných sledovacích technologií můžete odvolat pomocí platformy pro správu souhlasů, která je k dispozici na webových stránkách Aramex, nebo pomocí nastavení sledování, které je k dispozici v aplikacích Aramex.

   Vezměte prosím dále na věcomí, že jako subjekt údajů, máte právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu pro ochranu Osobních údajů, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, v případě, že se domníváte, že zpracování Vašich Osobních údajů je nezákonné. Pokud se nacházíte v EU, jste oprávněni tyto stížnosti podávat u dozorových úřadů, které se nacházejí (1) v členském státě Vašeho obvyklého bydliště, (2) v členském státě Vašeho pracoviště nebo (3) v členském státě, kde podle Vašeho názoru došlo k nezákonnému zpracování.

9. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

 

Tyto Zásady ochrany osobních údajů byly aktualizovány k 1. 9. 2023. Aramex si vyhrazuje právo částečně nebo úplně změnit tyto Zásady ochrany osobních údajů nebo změnit jejich obsah, např. v důsledku změn platných právních předpisů. Aramex Vás bude informovat o všech podstatných změnách, jakmile budou zavedeny (prostřednictvím vyskakovacího okna na webových stránkách Aramex a prostřednictvím e-mailových oznámení zasílaných zákazníkům

/ uživatelům / příjemcům zařazeným do poštovních seznamů Aramex). Změny budou závazné, jakmile budou zveřejněny.

Privacy Policy

The Aramex Group (“Aramex”) has drafted this Privacy Policy in order to explain Aramex’s policy regarding the use of any personal information it collects on Aramex customers and users of other services provided by Aramex (such as Aramex’s websites and applications). This Privacy Policy’s goal is to allow those customers and users to understand how their personal information may be handled by Aramex, as well as the rights they have in relation to their personal information.

In general, Aramex will handle personal information shared by customers or users, as well as other information which may be gathered by Aramex in connection with services provided, in a lawful, fair and transparent manner. Aramex has considered internationally recognised principles on the protection of personal data when defining its policies, such as the principles of purpose limitation, storage limitation, data minimisation, data quality and confidentiality.

Table of Contents

Privacy Policy

1. Controller and Data Protection Officer

2. Personal Data processed

a. Name, contact details and other Personal Data

-  Aramex retail outlets

-  Aramex websites

-  Aramex applications 

-  Consignees

b. Data related to users’ devices

-  Aramex mobile applications

c. Data related to your location

-  Aramex mobile applications

d. Call recordings

e. Shipment Inspection

f. Shipment history

g. Special categories of Personal Data

-  Aramex websites and applications

h.Personal Data related to criminal convictions and offences

i. Other persons’ Personal Data

-  Aramex websites and applications

j. Browsing data

-  Aramex websites and applications

k. Cookies, SDKs and tracking technologies

-  Aramex websites

-  Aramex applications 

3. Purposes of processing

4. Grounds for processing and mandatory / discretionary nature of processing

5. Recipients of Personal Data

6.  Transfer of Personal Data 

7.  Retention of Personal Data

8.  Data subjects’ rights 

9.  Amendments

1. Controller and Data Protection Officer

The controller regarding all personal data processing carried out via websites or applications managed by Aramex is Aramex International LLC, with registered offices at P.O. Box 95946, Dubai, United Arab Emirates.

Aramex International LLC acts as a joint controller with each individual local Aramex Station, regarding personal data related to customers of a given local Aramex Station, or to consignees of shipments delivered by (or on behalf of) that local Aramex Station. Please refer to the relevant section on the Aramex website (available here) in order to understand which Aramex Station may act as a controller regarding those personal data in your location.

When acting as joint controllers, Aramex International LLC and the relevant local Aramex Station are jointly responsible for ensuring that all rules regarding the handling of your personal data are respected. You can exercise your rights as a Data Subject against either one by:

• Submitting an online support request (here); or
• Reaching out to your relevant local Aramex Station.

Aramex has appointed a Group Data Protection Officer. To contact the Aramex DPO, please submit an online support request (here).

Aramex has also appointed a representative for local Aramex Stations which are established outside of the EU/EEA, under Art. 27 GDPR:

Aramex Nederland B.V.
Fokkerweg 300, 1438 AN, Oude Meer, P.O. Box 728, 2130 AS Hoofddorp, the Netherlands.

To contact the Aramex EU/EEA Representative, please submit an online support request (here).

Back to top

2. Personal Data processed

When providing services to customers, users or consignees, whether through physical retail outlets, websites or applications managed by Aramex (jointly referred to as the “Aramex Services”), Aramex will collect and process information regarding those customers / users / consignees (as individuals) which allows their identification either by itself, or together with other information which is available. Aramex may also be able to collect and process information regarding other persons in this same manner, where those customers / users / consignees choose to provide it to Aramex.

This information may be classified as “Personal Data”, and can be collected by Aramex both when shared by customers / users / consignees (e.g., upon signing up for an account on an Aramex website, when placing an order for delivery services, when preparing a shipping document at retail outlets), by analysing users’ behaviour (e.g., when browsing Aramex websites or using Aramex applications) or when disclosed to Aramex by other sources (e.g., Aramex’s customers, entities providing sanction-list screening services to Aramex).

These Personal Data may include the following categories: 

a. Name, contact details and other Personal Data

- Aramex retail outlets
When requesting services from Aramex at a physical retail outlet, you will be asked to submit Personal Data concerning yourself. This may include your name, surname, telephone number, address, delivery address, copies of your government-issued identification cards and information related to your credit card (if you use these cards as a payment method). You can find the relevant information relating to each Aramex’s physical retail outlet stores here.

- Aramex websites

In various sections of Aramex’s websites – including, in particular, account creation pages and forms – you will be asked to submit Personal Data concerning yourself, such as your name, phone / mobile number, e-mail address, gender, date of birth, country of residence and postal address, as well as, in certain cases, information related to your company of employment and position in that company. Where services provided over these websites require payment, you will also need to disclose information as to your preferred mode of payment (e.g., PayPal, credit card).

Whenever you participate in surveys, promotions or contests which may be available on Aramex’s websites, as well as whenever you decide to communicate with Aramex via contact details provided on those websites (or, otherwise, by telephone with Aramex Customer Service), Aramex may collect additional Personal Data which you choose to provide, as far as this is necessary in order to address your request or query. This is also the case regarding information which you choose to disclose in certain sections of Aramex websites which allow your participation in public forums, or the sending of messages directly to Aramex.

- Aramex applications

When creating an account on Aramex applications, you will be asked to submit Personal Data concerning yourself, such as your name (first and last), mobile number, e-mail address and information regarding the credit card to be used as a payment method – number, name, expiry date and card verification number – as well as your shipping address (based on your location, or selected on a map).

- Consignees

Aramex may receive Personal Data concerning yourself from its customers, in order to allow Aramex to complete shipments from those customers to you, as a consignee. In this case, Aramex may also collect Personal Data from you upon shipment delivery. This may include, in particular, your name, surname, telephone number, address and delivery address, as well as, in certain cases, copies of your government-issued identification cards and information related to your credit card (if you use these cards as a payment method, where applicable).

Back to top

b.Data related to users’ devices

- Aramex mobile applications

When choosing to install Aramex applications, you grant permission to Aramex to set up the selected application on your mobile device (“Device”), as well as to access Personal Data and other information stored on your Device which are needed in order to successfully install the application (e.g., Device model, operating system version, screen resolution, network connection type, language, etc.). This collection of information is inherent to the process of installing and setting up Aramex’s applications and, as such, you may not object to it unless you uninstall the application from your Device.

Once an Aramex application has been installed, you may be asked to allow the application to send and read SMS messages from your Device, in order to send you an SMS verification code and to grant you automatic access to the application, upon successful receipt of this code. When using Aramex applications, access may also be requested to your Device’s storage (e.g., when you register shipping addresses on an application), camera (e.g., so that you can scan your credit card in order to insert its details as a payment method in the applications) and Internet access, among other functions where necessary.

Back to top

c. Data related to your location

- Aramex mobile applications

Once you have installed an Aramex application, you may be asked to consent to the application accessing your Device’s location, even when you are not using the application, as well as to your Device’s map functionalities. This is meant to allow Aramex to provide more precise and useful Aramex Services to you via the application, in particular, by allowing you to pinpoint your location, register a shipping address based on your current location (as opposed to searching on a map), track your shipments in real-time (on the day of delivery), ensure correct delivery of your shipments, and so on.

If you believe that the continuous access to your location is too invasive, you can configure your Device in a way to share your position only when the applications are in use. If even this is too invasive, you can always revoke the sharing of your position from the Device settings and simply provide a physical address, zip code or state for the Aramex Services you are interested in (or manually pin your relevant address on a map within the applications).

d. Call recordings

When you contact Aramex’s Customer Support team over the phone, Aramex will store a recording of the call held between you and the Aramex Customer Support agent – this is done, primarily, to retain evidence of service-related requests or complaints handled over the phone (to allow Aramex to demonstrate how they were handled), and for service quality monitoring/training purposes. You will be notified of this through a pre-recorded message presented at the start of the call.

Back to top

e. Shipment Inspection

In order to lawfully provide the Aramex Services, Aramex may be required to physically inspect the shipments which are to be delivered in connection with those Aramex Services, in particular to confirm that any applicable legal shipment restrictions (e.g., due to country of origin or destination, or type of goods shipped) or trade embargoes are respected.

These inspections will be carried out only to detect whether the terms of any applicable legal restrictions regarding incoming and outgoing shipments are respected. In particular, Aramex will not carry out an in-depth inspection of any documents or other items which might reveal Personal Data on the sender, consignee or third persons, unless this is strictly necessary for these compliance purposes. As a result of an inspection, if your shipment is rejected (due to a conflict with, for example, applicable legal import or export restrictions), Aramex will either attempt to arrange for the return of the shipment to its origin (where legally possible to do so) or destroy the shipment, as required by the applicable laws.

Aramex maintains logs of all inspection activities performed, including details on the origin and destination countries of the shipment, the name of the shipper and consignee, a general description of the shipment contents (e.g., “documents”, “shower curtains”, etc.), the country of origin of those contents, the contents’ Harmonized System (HS) code, and the air waybill number for the shipment.

Back to top

f.Shipment history

Aramex will keep logs of details, actions taken and interactions had with you in connection with deliveries made at your request (as a shipper), as well as of deliveries made to you (as a consignee). This may include information such as shipment order date/time, shipment contents (generic description), shipper details (name, contact details, billing address), consignee details (name, contact details, delivery address), delivery method, delivery status, delivery date/time, delivery location, number of failed delivery attempts, preferred communication channel for delivery updates, number of returned deliveries, and so on.

These data will be collected from shipment records, but also from logs generated from the different channels through which you may interact with Aramex (such as our applications and websites, our call centres and SMS/instant messaging channels).

Back to top

g.Special categories of Personal Data

Aramex does not typically need to process more sensitive categories of Personal Data, such as data revealing your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, or other types of sensitive information relating to you, such as your genetic data, biometric data or data concerning your health, sex life or sexual orientation, in order to provide the Aramex Services. Though this information may potentially be inferred from some of the Personal Data collected by Aramex (e.g., goods to be shipped), it is not the intention of Aramex to process those categories of Personal Data, and those categories of Personal Data will not be specifically processed for any purpose (other than to provide the Aramex Services).

- Aramex websites and applications

Certain areas of Aramex websites and applications may include free text fields where you can write messages to Aramex, or otherwise allow you to post various types of content, which may contain Personal Data. Where these fields are completely free, you may use them to disclose, or may post content which discloses (inadvertently or not) more sensitive categories of Personal Data such as data revealing your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership. The content you upload in these fields may also (inadvertently or not) include other types of sensitive information relating to you, such as your genetic data, biometric data or data concerning your health, sex life or sexual orientation

Aramex asks that you do not disclose any sensitive Personal Data in these free text fields or in your posts on Aramex websites or applications, unless you consider this to be strictly necessary. While Aramex does not intend to collect sensitive Personal Data on customers or website / application users (except where this is explicitly stated by Aramex), this may occur where those individuals voluntarily choose to disclose those data.

If you do disclose sensitive Personal Data to Aramex in this manner, then Aramex will process those Personal Data only to the extent that they are adequate, relevant and not excessive regarding the purposes of processing described in this Privacy Policy (see below, Purposes of processing). This will be done, in particular, where necessary to perform a contract with you or to answer a request you make, or otherwise where Aramex can be said to have a legitimate interest in processing those data, due also to the fact that, when you decide to disclose sensitive Personal Data through Aramex websites and applications, you may be manifestly making those Personal Data public.

Back to top

h.Personal Data related to criminal convictions and offences

In order to lawfully provide the Aramex Services, Aramex may be required to screen customers / users / consignees against applicable government denied parties, sanctions and watch lists, as well as politically exposed persons databases. Aramex may also be required to confirm whether its customers or users are allowed to export goods outside of their country of location upon requesting Aramex Services, and/or that customers / users / consignees meet other requirements necessary for customs clearance purposes.

This process may involve asking for a copy of your national identification documents or passport, as well as accessing information on prior sanctions or limitations (of a criminal nature or otherwise) which may have been imposed upon you by order of a court or other competent authority. Aramex will only access this information where this is authorised under the applicable law, and solely to the extent necessary to comply with any legal requirements which may apply.

As a result of a screening exercise, if you are identified as a partial or potential match on any applicable lists, you may be asked to provide further information to confirm your identity (such as a copy of your national identification documents or passport, if you have not been asked for this already). If you are identified as an exact match, Aramex will not be able to complete your shipment; in this case, Aramex will either attempt to arrange for the return of the shipment to its origin (where legally possible to do so) or destroy the shipment, as required by the applicable laws.

Aramex maintains logs of all screening activities performed, including details on the origin and destination countries of the shipment, the name of the shipper and consignee, a general description of the shipment contents (e.g., “documents”, “shower curtains”, etc.), the country of origin of those contents, the contents’ Harmonized System (HS) code, and the air waybill number for the shipment.

i. Other persons’ Personal Data

When requesting Aramex Services, you may decide to provide information on other persons which is relevant for the correct provision of those services (e.g., where you wish to have a delivery made to another person – i.e., a consignee – you will be required to provide information on the consignee). This may include information such as those persons’ name, delivery address and phone number.

In any situation where you decide to share Personal Data related to other persons, you will be considered as an independent data controller regarding those Personal Data, and must assume all inherent legal obligations and responsibilities. This means, among other things, that you must fully indemnify Aramex against any complaints, claims or demands for compensation for damages which may arise from the processing of this Personal Data, brought by the third parties whose information you provide to Aramex.

As Aramex does not collect this information directly from these third parties (but rather collects them, indirectly, from you), you must make sure that you have these third parties’ consent before providing any information regarding them to Aramex; if not, then you must make sure there is some other appropriate grounds on which you can rely to lawfully give Aramex this information.

- Aramex websites and applications

Additionally, as mentioned in the previous section, certain areas of the Aramex websites / applications include free text fields where you can write messages to Aramex, or which otherwise allow you to post various types of content. These messages and content may (inadvertently or not) include Personal Data related to other persons. Other sections of Aramex’s websites may ask you to submit Personal Data related to third parties, such as other contact persons in your company or your relatives who are employees of Aramex.

The final two paragraphs of the above subsection (regarding your liability for Personal Data on other persons which you choose to share with Aramex, and your obligation to ensure that you are lawfully entitled to do so) also apply in full in this case.

Back to top

j.Browsing data

- Aramex websites and applications

The operation of Aramex’s websites and applications involves the use of computer systems and software procedures, which collect information about website and application users as part of their routine operation. While Aramex does not collect this information in order to link it to specific users, it is still possible to identify those users either directly via that information, or by using other information collected – as such, this information must also be considered Personal Data.

This information includes several parameters related to your operating system and IT environment, including your IP address, location (country), the domain names of your computer, the URI (Uniform Resource Identifier) addresses of resources you request on the websites or applications, the time of requests made, the method used to submit requests to the server, the dimensions of the file obtained in response to a request, the numerical code indicating the status of the response sent by the server (successful, error, etc.), and so on.

These data are used to compile statistical information on the use of the websites and applications, as well as to ensure their correct operation and identify any faults and/or abuse.

Back to top

k. Cookies, SDKs and tracking technologies

Aramex may process your Personal Data through cookies, SDKs (Software Development Kits) and similar technologies to improve your experience on Aramex’s websites or Aramex applications.

- Aramex websites
Information regarding the use of cookies on each of our websites can be found in the Cookie Policy made available on each website.

- Aramex applications
Information regarding the use of SDKs and tracking technologies on Aramex applications can be found in the SDK Policy which is made available on each applications. 

Back to top

3. Purposes of processing
Aramex intends to use the above Personal Data, collected in connection with the provision of Aramex Services, for the following purposes:

• Generally, to allow Aramex to provide Aramex Services to you, including (without limitation) express, freight and logistics services, as well as to allow you to request and receive Aramex Services which are specifically delivered through Aramex’s websites and applications (“Service Provision”). This may include the use of Personal Data in order to (for example):

○ Create shipment labels and airway bills;

○ Track shipment deliveries;

○ Provide updates to customers on shipment status through online portals;

○ Contact consignees in order to narrow down and confirm delivery addresses, and ensure successful completion of deliveries;

○ Allow users to create registered accounts and participate in forums and discussions on Aramex websites and applications;

○ Process payments for Aramex Services, including those requested via Aramex websites or applications;

○ Sending alerts to users regarding Aramex applications, via push notifications on user Devices.

• To gain a better understanding of your preferences in relation to the Aramex Services, based on prior interactions we have had with you (such as deliveries made for you), and better tailor Aramex Services to you, in order to increase their efficiency and improve your experience (“Service Analytics”). This may include the use of Personal Data in order to (for example):

○ Complete or correct inaccurate delivery addresses;

○ Identify the timeslots which you prefer for receiving shipments;

○ Identify whether you prefer picking up shipments yourself (at a retail store or drop-off point), or having shipments delivered to you;

○ Identify your preferred communication channel for shipment updates (SMS, e-mail, apps, phone calls, etc.);

○ Determine the likelihood of any obstacles which may arise to correct and timely service delivery.

• For future marketing, promotional and publicity purposes (“Marketing”). This may include the use of Personal Data in order to (for example):

○ Allow you to participate in contests and promotions held or sponsored by Aramex;

○ Send you direct marketing messages, through e-mail, SMS, push notifications (on mobile devices) or telemarketing calls;

○ Send you surveys and other messages aimed at market research, through e-mail, SMS, push notifications (on mobile devices) or telemarketing calls;

○ Show you advertisements related to Aramex goods and services on other websites and platforms, by sharing limited amounts of your Personal Data (for example, your e-mail address) with third-party website/platform providers.

• To create a profile of you as a user of Aramex’s websites / applications, through the use of Marketing cookies or SDKs (see Cookies, SDKs and tracking technologies, above) and by collecting and analysing information on the preferences you select and choices you make in Aramex’s websites / applications, as well as through your Device data (e.g., IFDA). This information will be used to personalise the Aramex Services provided through the websites and applications, where possible, to suit your preferences and choices, as well as to serve you with information and advertisements which may be relevant to you and your interests. All algorithms involved in this processing are regularly tested, to ensure the processing’s fairness and control for bias (“Profiling”);

• To keep records of requests, complaints or transactions carried out over the phone between you and an Aramex Customer Support agent, to prove that those requests, complaints or transactions took place at a given date and time, as well as for quality assurance purposes – namely, to incidentally confirm that Aramex Customer Support agents provide high-quality support to Aramex customers (“Call Recording”);

• For compliance with laws which impose upon Aramex the collection and/or further processing of certain kinds of Personal Data (“Compliance”);

• For development and administration of Aramex’s websites and applications, in particular by use of data analytics regarding how you and other users use those websites / applications, as well as the information and feedback you provide, in order to improve Aramex’s offerings (“Analytics”);

• To prevent and detect any misuse of Aramex’s websites or applications, or any fraudulent activities carried out through the Website (“Misuse/Fraud”). 

Back to top

4. Grounds for processing and mandatory / discretionary nature of processing

Aramex’s legal bases to process your Personal Data, according to the purposes identified in Purposes of processing above, are as follows:

• Service Provision: processing for these purposes is necessary to provide the Services and, therefore, is necessary for the performance of a contract with you. It is not mandatory for you to give Aramex your Personal Data for these purposes; however, if you do not, Aramex will not be able to provide any Services to you.

   

• Service Analytics: processing for this purpose is generally based on Aramex’s legitimate interests, namely, in improving the efficiency and effectiveness of the Aramex Services, as well as improving the Aramex customer/consignee experience. You are allowed to object to this, and also to ask for more information about the assessments carried out by Aramex regarding its legitimate interests, by sending us a support request (please see Data subjects' rights, below, for more information).

   

• Marketing: processing for this purpose is based on your consent. It is not mandatory for you to give consent to Aramex for use of your Personal Data for these purposes, and you will suffer no consequence if you choose not to (aside from not being able to receive further marketing communications from Aramex). Any consent given may also be withdrawn at a later stage (please see Data subjects' rights, below, for more information).

• Profiling: processing for this purpose is based on your consent, given by accepting the use of Marketing cookies or SDKs (see Cookies, SDKs and tracking technologies, above). It is not mandatory for you to give consent to Aramex for use of your Personal Data for this purpose, and you will suffer no consequence if you choose not to (aside from not being able to benefit from greater personalisation of your user experience regarding Aramex’s websites and applications). Any consent given may also be withdrawn at a later stage (please see Data subjects' rights, below, for more information).

• Call Recording: processing for this purpose is generally based on Aramex’s legitimate interests, namely, in retaining evidence of requests, complaints and transactions carried out with Aramex customers over the phone – so that Aramex can demonstrate when they took place, and ensure that they are properly addressed by Aramex – and in ensuring that Aramex Customer Support agents provide high-quality assistance to Aramex customers (by incidentally reviewing calls held by each agent). You are allowed to object to this, and also to ask for more information about the assessment carried out by Aramex regarding its legitimate interests, by sending us a support request (please see Data subjects' rights, below, for more information).

In some jurisdictions, Aramex may not be legally allowed to record phone calls you take part in without your consent. Where this is the case, processing for this purpose will be based on your consent. In this case, it is not mandatory for you to give consent to Aramex for use of your Personal Data for this purpose, though you may be redirected to another communication channel in order to address your support request with Aramex. Any consent given may also be withdrawn at a later stage (please see Data subjects' rights, below, for more information).

• Compliance: processing for this purpose is necessary for Aramex to comply with its legal obligations. When you provide any Personal Data to Aramex, Aramex must process it in accordance with the laws applicable to it, which may include retaining and reporting your Personal Data to official authorities for compliance with tax, customs or other legal obligations.

In some cases – notably regarding screening of senders/consignees against existing blacklists or the inspection of shipments – Aramex may base the related processing activities on its legitimate interests, namely, in ensuring that any applicable shipment restrictions are complied with. You are allowed to object to this, and also to ask for more information about the assessment carried out by Aramex regarding its legitimate interests by sending us a support request (please see Data subjects' rights, below, for more information).

• Analytics: processing for this purpose is generally based on Aramex’s legitimate interests, namely, in understanding how users interact with Aramex’s websites and applications through collected browsing data and to improve them accordingly, with the aim to providing a better user experience. You are allowed to object to this, and also to ask for more information about the assessment carried out by Aramex regarding its legitimate interests by sending us a support request (please see Data subjects’ rights, below, for more information).

Where Statistics cookies or SDKs are specifically used to collect this information (see Cookies, SDKs and tracking technologies, above), this is based on your consent, given by accepting the use of Statistics cookies or SDKs (see Cookies, SDKs and tracking technologies, above). It is not mandatory for you to give consent to Aramex for use of your Personal Data for this purpose, and you will suffer no consequence if you choose not to. Any consent given may also be withdrawn at a later stage (please see Data subjects’ rights, below, for more information).

• Misuse/Fraud: processing for this purpose is generally based on Aramex’s legitimate interests, namely, in preventing and detecting fraudulent activities or misuse of Aramex’s websites and applications (for potentially criminal purposes), and ensuring the security of Aramex’s websites and applications. You are allowed to object to this, and also to ask for more information about the assessment carried out by Aramex regarding its legitimate interests by sending us a support request (please see Data subjects’ rights, below, for more information).

Back to top

5. Recipients of Personal Data

Your Personal Data may be shared with the following list of persons / entities (“Recipients”):

• The specific Aramex customer on behalf of which Aramex is providing Aramex Services to you, where are a consignee;
• Entities engaged in order to screen Aramex customers and consignees against applicable government denied parties, sanctions and watch lists, as well as politically exposed persons databases, as required or authorised by the applicable law;
• Individuals or entities engaged in order to provide Aramex Services on Aramex’s behalf (e.g., couriers, call center agents, service partners, hosting providers or e-mail platform providers), as well as persons authorised by Aramex to process Personal Data needed to carry out activities strictly related to the provision of the Aramex Services (e.g., Aramex employees), who are bound to obligations of confidentiality, may only process Personal Data under Aramex’s instructions and must comply with security measures set by Aramex;
• Persons, companies or professional firms providing Aramex with advice and consultancy regarding accounting, administrative, analytics, legal, tax, financial and debt collection matters related to the provision of Aramex Services;
• Entities engaged as data processors, to carry out processing activities related to Marketing, Profiling and/or Analytics on Aramex’s behalf, where you have consented to processing of your Personal Data for these purposes (e.g., SMS engines, certain third-party cookie providers);

• Third-party providers of websites and online platforms, to carry out processing activities related to Marketing (in particular, displaying Aramex advertisements on their websites / online platforms):

• Google (Privacy Policy);
• Facebook/Instagram (Privacy Policy);

• Persons authorised to perform technical maintenance (including maintenance of network equipment and electronic communications networks);

• Companies within the Aramex Group (which may also assist in providing Aramex Services to a customer / user / consignee, depending on his/her location); and
• Public entities, bodies or authorities to whom your Personal Data may be disclosed, in accordance with the applicable law or binding orders of those entities, bodies or authorities;

Back to top

6. Transfer of Personal Data

Considering Aramex’s worldwide presence and business operations, your Personal Data may be transferred to Recipients located in several different countries. In particular, whenever you rely on Aramex Services for any cross-border operations (such as the delivery of a shipment from one country to another), Personal Data may be transferred to the receiving country.

Aramex implements appropriate safeguards to ensure the lawfulness and security of these Personal Data transfers, in particular regarding transfers of Personal Data from within the EEA to outside the EEA. As a rule, whenever an adequacy decision from the European Commission is not available for the recipient country, Aramex enters into agreements with recipients containing standard data protection clauses adopted by the European Commission, or otherwise relies on any other more appropriate lawful transfer mechanisms available under the applicable data protection law.

Back to top

7. Retention of Personal Data

Personal Data processed for Service Provision will be kept by Aramex for the period deemed strictly necessary to fulfil such purposes – in any case, as these Personal Data are processed for the provision of Aramex Services, Aramex may continue to store this Personal Data for a longer period, as may be necessary to protect Aramex’s interests concerning potential liability linked to the provision of Aramex Services.

Personal Data processed for Service Analytics, as well as Analytics which are based on Aramex’s legitimate interests (analytics performed on browsing data; see Purposes of processing, above), will be aggregated as soon as feasible, and thus will be kept as Personal Data only for the period deemed strictly necessary to allow for such aggregation.

Personal Data processed for Analytics, where based on your consent (analytics performed using Statistical cookies or SDKs; see Purposes of processing, above), will be kept by Aramex from the moment you give consent until the moment you withdraw the consent given. Once consent is withdrawn, Personal Data will no longer be used for these purposes, although it may still be kept by Aramex, in particular as may be necessary to protect Aramex’s interests concerning potential liability linked to this processing.

Personal Data processed for Marketing and Profiling will be kept by Aramex from the moment you give consent until the moment you withdraw the consent given. Once consent is withdrawn, Personal Data will no longer be used for these purposes, although it may still be kept by Aramex, in particular as may be necessary to protect Aramex’s interests concerning potential liability linked to this processing.

Personal Data processed for Call Recording (in particular, the recordings themselves) will be kept by Aramex, as a rule, for up to 1 year from the date on which a call to the Aramex Customer Support team is made. In jurisdictions where Aramex may only legally record phone calls you take part in with your consent, call recordings may be retained from the moment you give consent until the moment you withdraw the consent given.

However, in the event that selected call recordings are reasonably necessary for Aramex to establish, exercise or defend against legal claims, or otherwise to protect Aramex’s interests concerning potential liability linked to the provision of the Aramex Services, they may be kept for a longer period.

Personal Data processed for Compliance will be kept by Aramex for the period required by the specific legal obligation or by the applicable law. In particular, logs related to screening or inspection exercises carried out by Aramex will be kept for up to 5 years, after which they will be archived. Archived logs will only be accessed where this is reasonably necessary for Aramex to establish, exercise or defend against legal claims, or otherwise to protect Aramex’s interests concerning potential liability linked to the provision of the Aramex Services.

Personal Data processed for Misuse/Fraud will be kept by Aramex for as long as deemed strictly necessary to fulfil the purposes for which it was collected, unless you validly object to the processing of your Personal Data for these purposes (please see Data subjects' rights, below, for further information).

Back to top

8. Data subjects’ rights

Under the Regulation, you, as a data subject, are entitled to exercise the following rights before Aramex, at any time:

• Access your Personal Data being processed by Aramex (and/or a copy of that Personal Data), as well as information on the processing of your Personal Data;

   

• Correct or update your Personal Data processed by Aramex, where it may be inaccurate or incomplete;

   

• Request erasure of your Personal Data being processed by Aramex, where you feel that the processing is unnecessary or otherwise unlawful;

   

• Request the restriction of the processing of your Personal Data, where you feel that the Personal Data processed is inaccurate, unnecessary or unlawfully processed, or where you have objected to the processing;

   

• Exercise your right to portability: the right to obtain a copy of your Personal Data provided to Aramex, in a structured, commonly used and machine-readable format, as well as the transmission of that Personal Data to another data controller; or

   

• Withdraw your consent to processing (for Marketing, Profiling, Analytics and, where applicable, for Call Recording).

Regarding processing purposes which are based on our legitimate interests (see Purposes of processing, above) you are also entitled to object to the processing of your Personal Data, based on relevant grounds related to your particular situation, which you believe must prevent Aramex from processing your Personal Data. If you do, then we will only continue processing your Personal Data for the purpose in question if we can demonstrate that we have a compelling legitimate interest to continue doing so, or if we need to in order to establish, exercise or defend against any legal claims.

Please note that most of the personal information you provide to Aramex can be changed at any time, including your e-mail preferences, by accessing the user profile you can create on Aramex’s websites and applications.

You can also withdraw consent regarding processing for Marketing by selecting the appropriate link included at the bottom of every marketing e-mail message received. Specifically, regarding Marketing carried out via push notifications, you can withdraw this consent via the options made available through Aramex’s applications, or through your Device’s settings:

• If you have an IOS Device, please see more information here: https://support.apple.com/en-us/HT201925#manage-alerts.

   

• If you have an Android Device, please see more information here: https://support.google.com/android/answer/9079661?hl=en.

You can withdraw consent regarding processing for Profiling and Analytics performed using Marketing or Statistics cookies, SDKs or other tracking technologies by using the consent management platform made available on Aramex websites / tracking settings made available on Aramex applications.

Aside from the above means, you can also exercise your rights described above by sending us a support request via Aramex’s websites, by filling out the form available here.

In any case, please note that, as a data subject, you are also entitled to file a complaint with the competent supervisory authorities for the protection of Personal Data, if you believe that the processing of your Personal Data carried out by any Aramex Station is unlawful. If you are located within the EU, you are entitled to file these complaints with supervisory authorities located (1) in the Member State of your habitual residence, (2) in the Member State of your place of work or (3) in the Member State where you believe the unlawful processing occurred.

Back to top

9. Amendments

This Privacy Policy entered into force on November 15, 2022. Aramex reserves the right to partly or fully amend this Privacy Policy, or simply to update its content, e.g., as a result of changes in applicable law. Aramex will inform you of any substantial changes as soon as they are introduced (through a pop-up on Aramex’s website, and through e-mail notifications sent to customers / users / consignees included in Aramex’s mailing lists). Changes will be binding as soon as they are published. 

Back to top